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プロジェクトマネジメントオフィス
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| 第２回 「緊急度」と「重要度」 （2010.02.24） |
◆「緊急度」と「重要度」
前回は、仕事の優先順位を「緊急度」から「重要度」に変えることについて、取り上げました。
今回は「緊急度」と「重要度」をもう少しかんがえてみます。
「緊急度」の高い仕事、低い仕事、「重要度」の高い仕事、低い仕事とは、いったいどんな仕事でしょうか？
緊急度は、単に急いでいるかいないかということであり、時間が判断基準になってきますね。
重要度は、成果や目的・目標と関連し、それらに深く貢献するのかしないのかが判断基準です。
そして、成果や目的・目標とは、何を指しているのでしょうか。
仕事だけではなく、自分の１日や１週間の時間の使い方ややるべきことなどを考える場合は、
「なりたい自分」、「１０年後の自分」、「自分が大切にしていること」
などを描いて、それらを達成するために必要なことが成果や目的・目標です。
例えば、○歳までにこんな資格を取って、○歳には△を仕事にして、年収○万円になっていたい、などが成果や目的・目標であり、必要なことは、健康な体作り、○○の勉強、ネットワーク作り、などです。
ところが、仕事だけを考えますと、かかえている日常業務や上司から頼まれた仕事、参加しているプロジェクトの作業などの成果や目的・目標に対する貢献が重要度になってきます。
そうしますと、重要度とは、自分がかかえている作業全般が何のためにやっているのか、目的・目標は何なのか、何を成果としてあげるためにやっているのか、がはっきりしていないと判断できない指標になってきます。
締切が分れば判断することができる緊急度に比べて、重要度は仕事の目的が分らないと判断できない指標です。
そのため、つい、緊急度で仕事の優先度を決め、急いでいる仕事から順番に進めていくことで、前回、取り上げましたような学生症候群が起こり、重要度の高い仕事も緊急度が高くなるまで作業を開始しないというような状況になってしまいます。
重要度の高い仕事は、低い仕事に比べて、プロアクティブ（にきびのスキンケア用品ではありません）に取り組めば取り組むほど、成果に対して貢献するはずですので、緊急度が低い作業も優先順位を高くして、早めにやっておく必要がでてきます。
早めにやる、とは準備や段取りを先にするということであり、それがプロアクティブな取り組みです。
詳しくは、次回で。
本連載の関連セミナーを開催します。
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１．プロジェクトマネジメントの流れ
２．プロジェクトの立上げ
（１）プロジェクトの成果は何か
（２）ステークホルダーは誰か
（３）アプローチを決める
（４）リスクを想定する
３． プロジェクトの計画
（１）ＷＢＳを作り、目標と、目標達成のために行うべき作業を明確にする
（２）作業の順番を決め、プロジェクトの段取りをする
（３）実行しやすいスケジュールを作る
（４）予算内に収まる予算を立てる
（５）メンバーを確保し、責任分担を明確にする
４．プロジェクトの実行
（１）成果物に着目した進捗管理を行う
（２）ステークホルダと創造的な連携関係を作る
（３）リスクを管理し、目標達成を阻害する問題を解決する
（４）複数のプロジェクトを管理する
５．プロジェクトの終結
６．まとめ
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プロジェクトマネジメントオフィス
プロジェクトマネジメントのセミナー、人材育成コンサルティング、プロジェクトマネジメントオフィス運営コンサルティングなどについて、PMIなどの標準を背景にしながらも独自のプログラムを提供しているコンサルティングファーム。
代表：好川哲人
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